Oppdatering styrets arbeid


Økonomi

Styret har i denne perioden hatt et stort fokus på forvaltning av sameiets eiendommer. Vi vurderer at det er behov for både større og mindre tiltak av ulik prioritet (se mer om dette i neste kapittel). Vårt mål er å kunne gjennomføre disse tiltakene samtidig som vi ivaretar sameiets økonomi på en god måte – uten noen vesentlige endringer i felleskostnadene. Det er særlig oppgraderingen av garasjehuset (fellesgarasjen), slik som vedtatt på det ekstraordinære årsmøte som vil ha størst betydning for våre fremtidige utgifter.

Styret har jobbet hardt med å styrke sameiets økonomi. Vi har blant annet (i tillegg til de 5 millionene som ble nedbetalt ved forrige årsmøte) nedbetalt fellesgjelden med en sum på en 1 million kroner i 2018. Samtidig har vi også besluttet å følge OBOS sitt råd, og beholdt en egenkapital tilsvarende tre måneders utgifter.

Styret jobber nå med reforhandlinger av våre gamle avtaler. Vi er i en prosess med å forhandle ny avtale om fiber (TV+Internett). Der er vi i forhandlinger med både Telenor, som vi har avtale med i dag, og Get. Vi har hatt flere møter med begge selskap, og har jobbet hardt med å presse dem begge på pris. Vi har p.t. ikke bestemt oss for hvem av dem vi går for, men avtalen blir uansett billigere enn i dag for et produkt som tilsvarer det vi har i dag. Vi vurderer også vaktmestertjenesten (les mer i avsnittet om vaktmester), vasketjenesten, forsikringer og andre tjenesteleverandører.  Vi har valgt å gå i anbudsprosesser, hvor vi kommer til å vedta og inngå nye kontrakter med de tilbudene som etter styrets vurdering vil være mest hensiktsmessig – både i henhold til kvantum, kvalitet og pris.

Vedlikehold og prosjekter

Vi ser at det er flere forhold i sameiet som burde vært bedre, og etter at styret har vært på en grundig befaring i hele sameiet har vi hatt en idemyldring om hva vi ønsker å gjøre av vedlikehold. Dette innbefatter blant annet små ting: slik som vasking og feiing av garasjekjeller og maling av utvendige gelender langs gangveiene, samt større ting slik som fasadevask av gavlvegger, oppussing av oppgangene og reparasjon av gamle og ødelagte boder. Disse ideene skal vi nå i nærmeste fremtid sortere etter både kost og kompleksitet (dugnad, vaktmester, innleid håndverker). Planen er å kunne iverksette en del tiltakene nå til våren/sommeren, samt å planlegge de større tiltakene fremover i tid. Målsetningen er at dette skal gjennomføres med de oppsparte midlene vi vil ha til rådighet.

Søppelsjaktene

Blant de større prosjektene har vi relevant informasjon vedrørende søppelsjaktene. På slutten av 2018 fikk vi en forespørsel fra renovasjonsetaten om å gå over til en annen form for avfallshåndtering. Vi svarte med at sameiet hadde allerede tatt stilling til dette, og at sameiet ønsket å beholde løsningen med søppelsjaktene. Vi skrev også at vi ikke hadde penger å avse til nye avfallsløsninger, og at hvis vi ble påtvunget en annen løsning så ønsket vi økonomisk støtte fra kommunen. Den 4. januar 2019 fikk vi til svar fra renovasjonsetaten at søppelsjaktene må stenges, og at vi ikke lenger har et valg. Styret må innen 20.06.2019 gi renovasjonsetaten et svar på hva slags avfallsløsning som sameiet ser for seg å gå over til, slik at dette kan godkjennes av dem. Vi får heller ingen økonomisk støtte. Dette er da en sak som må behandles ved generalforsamlingen. Renovasjonsetaten har muntlig gitt beskjed om at sjaktene skal stenges innen sommeren år 2020.

Brannvern

Norsk Brannvern har ved sin forrige befaring gjort oss oppmerksom på at det er flere forhold med bygningene som ikke er i henhold til de forskrifter vi er lovpålagt å følge. Brannvern er noe vi ser alvorlig på, da vi selv har hatt tilfeller med brann, og med tanke på brannen i Tokerudlia nå nylig. Vi har derfor takket ja til et tilbud fra Norsk Brannvern på en gjennomgang av sameiets fellesarealer med tanke på de forskrifter vi plikter å følge. Resultatet er en rapport med prioriterte tiltak som vi må/bør gjennomføre. Her kan det være kostnader som vi ikke har vært klar over tidligere. Kostnaden for denne gjennomgangen vil bli dekket av sparetiltakene.

Vaktmester

I likhet med våre revurderinger av leverandører har vi satt ut vaktmestertjenesten på anbud. Dette for å sammenligne med andre tilbydere om hva vi kan få, mot det vi har i dag. Særlig tatt i betraktning pris og leveranse. Vi har totalt hatt 6 vaktmesterfirmaer på befaring, hvorav 3 har levert tilbud på vaktmestertjeneste m/snøbrøyting. Vi har ansett to av disse tilbudene som konkurransedyktige, og har gjennomført ytterligere intervjuer med disse to tilbyderne. I de nærmeste dagene vil vi vedta om vi skal bytte vaktmester, og hvem av de to vi eventuelt skal bytte til. Styret er ikke fornøyd med dagens vaktmester, da vi mener at vaktmesteren ikke har vært observant og initiativrik nok, og at dette har bidratt til en negativ spiral med tanke på standarden i sameiets fellesareal.

Tak

Flere av de øverste leilighetene har problemer med fukt som kommer gjennom taket utenfra. Vi har hatt taktekker på befaring som ikke klarer å se noe feil med asfaltdekket, så grundigere undersøkelser må gjøres. Her er det stor usikkerhet med tanke på kostnad og omfang på hva som må gjøres av eventuelle utbedringer. Det er flere vanndammer som ligger på taket, grunnet feil fall slik at vannet ikke renner mot sluket, men dette trenger ikke å være relatert til problemet. Takene har en sånn oppbygning at vannet kan lekke gjennom asfaltdekket på en enda av blokka, og så renne oppå isolasjon og betong langs med blokka. Det er dermed ikke nødvendigvis slik at problemet med taket er rett over leiligheten som har fuktproblemene.

Tildelte midler

Vi har fått tildelt to kommunale midler for utbedringer i sameiet, dette i tillegg til urbant landbruk som tidligere styret fikk bevilgning til. Nå til sommeren skal vi dermed effektuere følgende midler:

  • Urbant landbruk – 140.000kr
  • Ny lekeplass og aktivitetsområde – 175.000kr
  • Oppgradering av uteområde – 110.000kr

Merk at for de to nye tilskuddene dekker kommunen kun 50% av total kostnad. Dvs at for å kunne få hele beløpet som er beskrevet ovenfor så må vi selv betale en tilsvarende sum i tillegg. For å gjennomføre disse tiltakene så vil vi be beboere som ønsker å bidra om å melde seg for styret for å bli med i arbeidsgrupper som skal hjelpe oss med å gjennomføre tiltakene. For de to nye tiltakene er det et krav fra kommunen at beboerne skal involveres. Beboere som ønsker å delta kan sende e-post til styret@tokerudberget.no eller sende melding på Facebook messenger til Tokerudåsen boligsameie. For lekeplassen sin del trenger vi å få kontakt med barn/barnefamilier for å få innspill.

Garasjehuset i E-feltet

Garasjehuset er eid ⅓ hver av de tre sameiene: Tokerudlia, Tokerudåsen og Tokerudtoppen. Gjennom arbeidet som er gjort med tanke på hva man skal gjøre med huset er det tydelig at de ulike styrene har ulike meninger om hva som burde gjøres. Dette gjelder spesielt antall parkeringsplasser et eventuelt nytt P-hus skal ha. Vi i styret i Tokerudåsen har kjempet for å ikke øke antall p-plasser. I Tokerudåsen har vi i dag 202 faste parkeringsplasser i kjellerne og i garasjehuset (litt mer enn én plass pr leilighet), hvilket stemmer overens med vedtektenes krav om at alle seksjoner har rett på å få tildelt én vilkårlig plass. Utover disse 202 plassene har vi gjesteparkeringen og plassene som brukes som langtidsleie (også kjent som “fellesdelen”). Disse plassene deler vi med Tokerudlia og Tokerudåsen. I dag er realiteten at vi har seksjoner som ikke har noen p-plass fordi de ikke ønsker det, og seksjoner som har så mye som 4 p-plasser. I garasjehuset sitter vi i Tokerudåsen alene igjen med 10 ledige plasser som ikke er i bruk. Med bakgrunn i dette så mente vi at et nytt garasjehus ikke burde bli dimensjonert for flere plasser enn de som finnes i dag. Vi mente også at garasjetaket burde bli brukt utelukkende som fritidsareal, delt opp i lekearealer og friluftsarealer med benker og grønne planter. Garasjetaket kan også være et godt alternativ for plasseringen av urbant landbruk. Våre naboer i Tokerudtoppen og Tokerudlia har på den andre siden kjempet for å ha så mange parkeringsplasser som mulig, med parkering av biler på mesteparten av taket. I den saken ble det dermed to mot én i garasjesamarbeidet/interimstyret, og dermed var det dét alternativet som de tre sameiene stemte over på det ekstraordinære sameiermøtet på Rommen Scene. Det er kanskje naturlig at vi har et annet forhold til garasjetaket enn Tokerudlia og Tokerudtoppen, da vi har dette taket mye tettere på oss enn de andre, og at vi derfor er alene om interessen om å ha taket kun som fritidsareal.

I forbindelse med arbeidet som styrene har gjort med e-feltet har styrelederen i Tokerudlia fremsatt et betydelig økonomisk krav for å få dekket sine arbeidstimer. Styrelederen i Tokerudtoppen har sagt at han også planlegger å fremsette et krav om dette. Begge disse styrelederne er eksternt ansatte styreledere, og har i praksis ansatt seg selv som jurister for å jobbe med e-feltet. Vi i Tokerudåsen har motsatt oss å betale for dette, da dette ikke var avklart på forhånd. Vi kan derimot ikke stå imot en utbetaling fra kontoen som tilhører garasjehuset, da det er to mot én på denne saken også. Styreleder i Tokerudåsen har ikke tenkt til å fremme lignende krav, da vi mener at det ordinære styrehonoraret bør dekket arbeidet med garasjehuset såfremt noe annet ikke er avtalt på forhånd.

Det vises for øvrig til redegjørelsen som fremgår av innkallingen til det ekstraordinære årsmøtet i 2018, og protokollen med årsmøtevedtakene.

Reklamasjon på betongrehabilitering

Denne saken har pågått lenge, lenger enn undertegnede har bodd i sameiet. Sakens viktigste punkt er dreneringen av blomsterkassene på terrassene på inngangssiden av blokkene. Kort fortalt kan man si at styret en gang i tiden engasjerte en advokat som skulle kjempe saken for oss. Saken omhandler tre parter: Kunden (oss); de som prosjekterte arbeidet; og de som faktisk utførte arbeidet. Advokaten gikk rett til sak mot begge de to andre partene. Ingen av de andre partene mente å ha gjort noe feil, og pekte på hverandre. I tillegg virket det som at ingen av de andre partene skjønte hva problemet egentlig var, og hva det betydde for oss. Saken dro ut i tid, og juristene på alle tre sider skrev mailer til hverandre, og advokaten vår purret gjentagende ganger på svar. Da det ble åpenbart at det ikke ville være noen videre prosess i saken startet vi innledende prosessen med å sende prosessvarsel, og true med søksmål. Uheldigvis for oss begynte vår egen advokat å bli mindre tilgjengelig og aktiv i saken rundt den tiden, og vi begynte i praksis en ny kamp om å få svar fra advokaten vår. Til slutt innså vi at dette ikke var holdbart, og vi byttet advokat.

Den nye advokaten har nå, kun etter relativt kort tid i saken, fått på plass en ny rapport fra takstmann og gartner som har dokumentert de faktiske problemene med blomsterkassene. I rapporten kommer det frem at det meste som er gjort er for dårlig, hovedsakelig med prosjekteringen, men også muligens på utførelsen. Designet av dreneringen er feil; måten de ulike lagene av Leca-kuler, duk og jord ligger på er feil; og valg av jord er feil. Den nye advokaten har nå startet arbeidet med søksmål mot både prosjekterende og utførende part. Disse kostnadene vil dekkes av sameiets forsikringsselskap, der sameiet bare legger ut for egenandelen.

Når saken er løst, og balkongkassene kan brukes igjen, har styret som plan å finne en leverandør som kan gi oss kvantumsrabatt på en rekke planter som er passende for balkongkassene. Dette slik at beboerne kan fylle kassene på nytt.

Ny eierseksjonslov

Som følge av ny eierseksjonslov som trådte i kraft 1.januar 2018 har styret jobbet med en fullstendig revisjon av våre vedtekter. Styret mener at gode vedtekter som setter klare rammer for hvem som har ansvaret i ethvert tilfelle er en forutsetning for at både beboere og styret kan påberope/håndheve reglene på en god måte.